EN NL

#BigTechDetox

Weg van de grote techbedrijven Moving away from big tech companies

Een praktijkvoorbeeld

Uitgangssituatie

Op een kantoor met 10 werkstations werd gewerkt met een mix van Windows10 en Windows11. Als Groupware en Email platform werd MS365 gebruikt. Voor filestorage werd MS Onedrive gebruikt. Verder waren er enkele Gmail accounts in gebruik en Google docs.

Overwegingen voor verandering

  • Upgrade van hardware nodig vanwege performance bij upgrade naar Windows11
  • Behoefte aan soevereiniteit en eigendom over eigen data
  • AVG-verplichtingen
  • Stijgende kosten van MS365 en Google platforms
  • Toenemend disrespect van platforms voor privacy van bedrijf, gebruikers en klanten.

Gekozen vervangende producten

  • Ubuntu desktop - Werkstation besturingssysteem
  • Nextcloud - Groupware en file storage
  • LibreOffice - Office suite
  • Strato email - Email dienstverlening

Over dit overzicht

De keuzes voor producten zijn geen gevolgen van lange en uitgebreide studies, maar op basis van eerder opgedane ervaring. Geen van de producten heeft enig belang in de content.

Om onze ervaringen te delen en aandachtspunten voor anderen met hetzelfde voornemen heb ik dit overzicht gemaakt. Dit is geen uitgebreide afweging van alle mogelijk opties, noch geeft het advies over wat te kiezen.

Waarom BigTechDetox? Why BigTechDetox?
Vervangingen overzicht Replacements overview
Werkstations Workstations
Groupware Groupware
File Storage File Storage
Office Suite Office Suite
Email Email
Handige Links Useful Links

A practical example

Starting Situation

In an office with 10 workstations, we worked with a mix of Windows 10 and Windows 11. MS365 was used as Groupware and Email platform. MS OneDrive was used for file storage. Additionally, there were some Gmail accounts in use and Google Docs.

Considerations for Change

  • Hardware upgrade needed due to performance issues with Windows 11 upgrade
  • Need for sovereignty and ownership of own data
  • GDPR obligations
  • Rising costs of MS365 and Google platforms
  • Increasing disrespect of platforms for privacy of company, users and customers

Chosen Replacement Products

  • Ubuntu desktop - Workstation operating system
  • Nextcloud - Groupware and file storage
  • LibreOffice - Office suite
  • Strato email - Email services

About this Overview

The product choices are not the result of long and extensive studies, but based on previously gained experience. None of the products has any interest in the content.

To share our experiences and points of attention for others with the same intention, I have created this overview. This is not an extensive consideration of all possible options, nor does it give advice on what to choose.

Waarom BigTechDetox? Why BigTechDetox?
Vervangingen overzicht Replacements overview
Werkstations Workstations
Groupware Groupware
File Storage File Storage
Office Suite Office Suite
Email Email
Handige Links Useful Links

Weg van de grote techbedrijven Moving away from big tech companies

Het afscheid nemen van grote techbedrijven biedt verschillende voordelen voor bedrijven, met name op het gebied van privacy, eigenaarschap van data en kostenbeheersing. Dit overzicht geeft overwegingen om te kiezen voor onafhankelijke alternatieven.

Privacy (GDPR)

Gegevensbescherming is cruciaal voor bedrijven die met klantgegevens werken.

  • Data verzameling - Grote techbedrijven verzamelen en verwerken persoonlijke data op grote schaal, vaak voor eigen commerciële doeleinden.
  • GDPR compliance - Eigen controle over data zorgt voor betere naleving van GDPR-regelgeving en vermindert het risico op boetes. Let op: dit wordt de eigen verantwoordelijkheid.
  • Bescherming privacy - Klanten en medewerkers hebben recht op privacybescherming zonder dat hun gegevens worden gebruikt door derden en voor advertentiedoeleinden.
  • Transparantie - Met eigen oplossingen is er volledige transparantie over hoe gegevens worden verwerkt en opgeslagen.

Eigenaarschap van data

Wie controleert uw bedrijfsgegevens is een cruciale zakelijke overweging.

  • Controle over locatie - Bij cloud-diensten van grote techbedrijven blijven je gegevens op hun servers, mogelijk in andere jurisdicties.
  • Toegangscontrole - Met eigen oplossingen bepaalt u zelf wie toegang heeft tot welke gegevens, zonder tussenkomst van derde partijen.
  • Volledige eigendom - Behoud volledige controle en eigendom over bedrijfskritische informatie zonder afhankelijk te zijn van servicevoorwaarden van derden.
  • Eenvoudige migratie - Open standaarden maken het eenvoudiger om in de toekomst van systeem te wisselen zonder vendor lock-in.

Kosten (nu en in de toekomst)

Financiële overwegingen spelen een belangrijke rol bij IT-beslissingen.

  • Stijgende licentiekosten - Licentiekosten van grote techbedrijven stijgen jaarlijks, vaak zonder extra functionaliteit, wat leidt tot onvoorspelbare uitgaven.
  • Abonnementsmodellen - De verschuiving naar abonnementsmodellen betekent dat u blijft betalen om toegang te houden tot uw eigen gegevens en software.
  • Open source alternatieven - Open source alternatieven elimineren licentiekosten en bieden voorspelbare TCO (Total Cost of Ownership).
  • Schaalbare kosten - Betaal alleen voor de resources die u nodig heeft, zonder verplichte bundels met ongebruikte functionaliteit.

Technologische onafhankelijkheid

Zelfstandigheid in technologische keuzes biedt strategische voordelen.

  • Toekomstbestendigheid - Onafhankelijkheid van de productbeslissingen van grote techbedrijven geeft meer stabiliteit op lange termijn.
  • Aanpasbaarheid - Open source oplossingen kunnen worden aangepast aan specifieke bedrijfsbehoeften in plaats van omgekeerd.
  • Innovatie - Toegang tot een bredere community van ontwikkelaars en innovaties die niet beperkt worden door commerciële belangen.
  • Keuzevrijheid - De vrijheid om componenten te kiezen die het beste passen bij uw specifieke behoeften zonder gedwongen ecosysteem.

Maatschappelijke impact

De keuze voor alternatieve technologie heeft bredere effecten.

  • Lokale economie - Ondersteuning van lokale dienstverleners in plaats van multinationals helpt de lokale economie te versterken.
  • Digitale soevereiniteit - Bijdragen aan de digitale autonomie van uw land of regio door minder afhankelijk te zijn van buitenlandse technologiebedrijven.
  • Duurzaamheid - Open source oplossingen verlengen vaak de levensduur van hardware, wat leidt tot minder elektronisch afval.

Moving away from big tech companies offers various benefits for businesses, particularly in terms of privacy, data ownership, and cost management. This overview explains why an increasing number of organizations are choosing independent alternatives.

Privacy (GDPR)

Data protection is crucial for companies working with customer information.

  • Data collection - Big tech companies collect and process personal data on a large scale, often for their own commercial purposes.
  • GDPR compliance - Own control over data ensures better compliance with GDPR regulations and reduces the risk of fines.
  • Privacy protection - Customers and employees have the right to privacy protection without their data being used for advertising purposes.
  • Transparency - With your own solutions, there is complete transparency about how data is processed and stored.

Data ownership

Who controls your business data is a crucial business consideration.

  • Location control - With cloud services from big tech companies, your data remains on their servers, possibly in different jurisdictions.
  • Access control - With your own solutions, you determine who has access to which data, without the intervention of third parties.
  • Complete ownership - Maintain full control and ownership over business-critical information without being dependent on third-party terms of service.
  • Easy migration - Open standards make it easier to switch systems in the future without vendor lock-in.

Costs (now and in the future)

Financial considerations play an important role in IT decisions.

  • Rising license costs - License costs from big tech companies increase annually, often without additional functionality, leading to unpredictable expenses.
  • Subscription models - The shift to subscription models means you keep paying to maintain access to your own data and software.
  • Open source alternatives - Open source alternatives eliminate license costs and provide predictable TCO (Total Cost of Ownership).
  • Scalable costs - Pay only for the resources you need, without mandatory bundles with unused functionality.

Technological independence

Self-reliance in technological choices offers strategic advantages.

  • Future-proofing - Independence from the product decisions of big tech companies provides more long-term stability.
  • Customizability - Open source solutions can be adapted to specific business needs rather than the other way around.
  • Innovation - Access to a broader community of developers and innovations not limited by commercial interests.
  • Freedom of choice - The freedom to choose components that best fit your specific needs without a forced ecosystem.

Societal impact

The choice for alternative technology has broader effects.

  • Local economy - Supporting local service providers instead of multinationals helps strengthen the local economy.
  • Digital sovereignty - Contributing to the digital autonomy of your country or region by being less dependent on foreign technology companies.
  • Sustainability - Open source solutions often extend the lifespan of hardware, leading to less electronic waste.

Vervangingen overzicht Replacements overview

Wat te vervangen? Van Naar Meer info
Werkstations OS
Windows 11
Linux Ubuntu
Ubuntu.com
Groupware
Microsoft 365
Nextcloud
Nextcloud.com
File storage
Microsoft OneDrive
Nextcloud
Nextcloud.com
Office suite
Microsoft Office
LibreOffice / Nextcloud
LibreOffice.org
Email
Microsoft 365 / Gmail
IMAP / SMTP mail provider
IMAP Info

De keuzes voor producten zijn geen gevolgen van lange en uitgebreide studies, maar op basis van eerder persoonlijke opgedane ervaring. Ze moeten worden gezien als voorbeelden. Voor de diverse producten zijn voldoende (europese) alternatieven beschikbaar. Geen van de producten heeft enig belang in de content.

What to replace? From To More info
Workstation OS
Windows 11
Linux Ubuntu
Ubuntu.com
Groupware
Microsoft 365
Nextcloud
Nextcloud.com
File storage
Microsoft OneDrive
Nextcloud
Nextcloud.com
Office suite
Microsoft Office
LibreOffice / Nextcloud
LibreOffice.org
Email
Microsoft 365 / Gmail
IMAP / SMTP mail provider
IMAP Info

The product choices are not the result of long and extensive studies, but based on previously gained personal experience. They should be seen as examples. For the various products, sufficient (European) alternatives are available. None of the products has any interest in the content.

Werkstations Workstations

Installatie Ubuntu

Ubuntu Linux is een gebruiksvriendelijk alternatief voor Windows dat gratis is en geen licenties vereist.

  • Eenvoudig - Ubuntu installatie is eenvoudig en intuïtief, zelfs voor beginners.
  • Eventueel dualboot voor windows fall-back - Voor zekerheid kan Windows naast Ubuntu geïnstalleerd blijven voor specifieke software die nog niet vervangen is.
  • Lagere systeemeisen - Ubuntu vereist minder krachtige hardware, waardoor werkstations minder vaak vervangen hoeven te worden dan bij MS Windows.

Prototypisch werkstation maken

Creëer eerst een voorbeeldwerkstation om te testen en als sjabloon voor andere werkstations te gebruiken.

  • Webapplicaties hebben de voorkeur
    • beheer voordelen - Centraal beheerde webapps vereisen geen installatie op individuele werkstations.
    • zero footprint - Geen installatie of configuratie op client computers nodig, alleen een browser.
  • Overtuigen dat alle gebruikte applicaties een Linux vervanger hebben - Toon aan dat er voor elke Windows applicatie een vergelijkbaar alternatief beschikbaar is op Linux.

LDAP user authenticatie

Centrale gebruikersauthenticatie zorgt voor consistente toegangscontrole en eenvoudig gebruikersbeheer.

  • Bij voorkeur een LDAP server op internet of van buitenaf bereikbaar - Toegankelijk maken vanaf elke locatie, ook buiten het bedrijfsnetwerk.
  • Dan kunnen laptops en pc's thuis ook inloggen - Thuiswerkers kunnen met dezelfde gegevens inloggen als op kantoor.
  • Login scripts - Automatiseer configuratie van werkstations bij inloggen voor consistente werkomgevingen.
  • Remote beheer van de werkstations via Ansible - Geautomatiseerd beheer en configuratie van alle werkstations vanaf een centrale locatie.

Implementatie

Een goede implementatiestrategie zorgt voor een soepele overgang naar het nieuwe systeem.

  • Gefaseerde implementatie - Implementeer de werkstations niet allemaal tegelijk om problemen te kunnen oplossen voordat ze op grote schaal optreden.
  • Super users aanstellen - Stel een super user aan die andere gebruikers kan helpen met inwerken op de nieuwe omgeving.
  • Vroege betrokkenheid - Betrek de super user bij het maken van de prototypische werkstations en laat deze als eerste met Ubuntu werken.

Ubuntu Installation

Ubuntu Linux is a user-friendly alternative to Windows that is free and requires no licenses.

  • Simple - Ubuntu installation is straightforward and intuitive, even for beginners.
  • Possibly dualboot for Windows fall-back - For safety, Windows can remain installed alongside Ubuntu for specific software that hasn't been replaced yet.
  • Lower system requirements - Ubuntu requires less powerful hardware, allowing workstations to be replaced less frequently than with MS Windows.

Creating prototype workstation

Create a sample workstation first to test and use as a template for other workstations.

  • Web applications are preferred
    • management advantages - Centrally managed web apps require no installation on individual workstations.
    • zero footprint - No installation or configuration needed on client computers, just a browser.
  • Convincing that all used applications have Linux alternatives - Demonstrate that for every Windows application, a comparable alternative is available on Linux.

LDAP user authentication

Central user authentication ensures consistent access control and simplified user management.

  • Preferably an LDAP server on the internet or accessible from outside - Make it accessible from any location, even outside the company network.
  • Then laptops and PCs at home can also log in - Remote workers can log in with the same credentials as in the office.
  • Login scripts - Automate workstation configuration at login for consistent work environments.
  • Remote management of workstations via Ansible - Automated management and configuration of all workstations from a central location.

Implementation

A good implementation strategy ensures a smooth transition to the new system.

  • Phased implementation - Don't implement all workstations at once to solve problems before they occur on a large scale.
  • Appointing super users - Designate a super user who can help other users adapt to the new environment.
  • Early involvement - Involve the super user in creating the prototype workstations and let them be the first to work with Ubuntu.

Groupware Groupware

Nextcloud is een open-source samenwerkingsplatform dat dient als alternatief voor Microsoft 365 en Google Workspace. Het biedt een volledige suite van tools voor teamwerk en productiviteit, allemaal met focus op privacy en gegevensbescherming.

  • Nextcloud voor
    • File storage - Veilige en schaalbare opslag voor al uw bestanden met versiebeheer.
      • via webinterface - Toegang tot bestanden via elke browser zonder extra software.
      • via webdav - Integratie met bestandsverkenners op alle besturingssystemen.
    • Portal - Een centrale hub voor al uw werktools.
      • links naar andere web applicatiies - Snelle toegang tot veelgebruikte tools en diensten.
    • Password management - Veilig wachtwoordbeheer als alternatief voor commerciële diensten zoals LastPass of 1Password.
      • wachtwoord beheer voor iedere user - Elke gebruiker heeft een eigen beveiligde wachtwoordkluis.
      • Via web interface en browser plugins / app op telefoon - Wachtwoorden overal beschikbaar, synchroon op alle apparaten.
    • Chat / audio / video - Communicatietools vergelijkbaar met Microsoft Teams of Slack.
      • Talk - Nextcloud's geïntegreerde communicatieplatform voor teams.
      • Via web interface en app op telefoon - Bereikbaar vanaf elk apparaat, overal.
    • Online office suite - Bewerk documenten, spreadsheets en presentaties direct in de browser.
    • Nog veel meer... - Kalender, contacten, notities, taken, formulieren, enquêtes, etc.

Implementatie

Er zijn verschillende manieren om Nextcloud te implementeren, afhankelijk van uw behoeften en middelen.

  • Cloud implementatie (bij Nextcloud) - De eenvoudigste optie waarbij Nextcloud het beheer en de hosting verzorgt.
  • Cloud implementatie op VPS - Cloud providers als DigitalOcean hebben voorgeïnstalleerde VPS beschikbaar voor meer controle.
  • On-premise implementatie - Nextcloud wordt geïnstalleerd op een server in eigen beheer voor maximale controle.

Voordelen eigen beheer

Het eigenaarschap en beheer van data is bij VPS of on-premise oplossingen zeer transparant.

  • Volledige controle - U bepaalt waar en hoe uw data wordt opgeslagen en verwerkt.
  • Zelf regelbaar - Configuratie en instellingen kunnen exact naar wens worden ingesteld.
  • Geen vendor lock-in - Uw data blijft van u en kan gemakkelijk worden gemigreerd.

Aandachtspunten

Bij eigen beheer komen enkele verantwoordelijkheden kijken:

  • Back-ups - Regelmatige back-ups moeten worden geconfigureerd en gemonitord. Belangrijk: back-ups moeten op een andere plek (schijf/NAS/Storage) worden opgeslagen dan de primaire data.
  • Fail-over - Redundantie moet worden ingericht om uitval te voorkomen.
  • Update-beheer - Software updates moeten regelmatig worden toegepast voor veiligheid.

Nextcloud is an open-source collaboration platform that serves as an alternative to Microsoft 365 and Google Workspace. It offers a complete suite of tools for teamwork and productivity, all with a focus on privacy and data protection.

  • Nextcloud for
    • File storage - Secure and scalable storage for all your files with version control.
      • via web interface - Access files through any browser without additional software.
      • via webdav - Integration with file explorers on all operating systems.
    • Portal - A central hub for all your work tools.
      • links to other web applications - Quick access to frequently used tools and services.
    • Password management - Secure password management as an alternative to commercial services like LastPass or 1Password.
      • password management for each user - Each user has their own secure password vault.
      • Via web interface and browser plugins / app on phone - Passwords available everywhere, synchronized across all devices.
    • Chat / audio / video - Communication tools comparable to Microsoft Teams or Slack.
      • Talk - Nextcloud's integrated communication platform for teams.
      • Via web interface and app on phone - Accessible from any device, anywhere.
    • Online office suite - Edit documents, spreadsheets, and presentations directly in the browser.
    • Much more... - Calendar, contacts, notes, tasks, forms, surveys, etc.

Implementation

There are different ways to implement Nextcloud, depending on your needs and resources.

  • Cloud implementation (with Nextcloud) - The simplest option where Nextcloud handles management and hosting.
  • Cloud implementation on VPS - Cloud providers like DigitalOcean have pre-installed VPS available for more control.
  • On-premise implementation - Nextcloud is installed on a server under your own management for maximum control.

Benefits of self-management

Data ownership and management are very transparent with VPS or on-premise solutions.

  • Complete control - You determine where and how your data is stored and processed.
  • Self-configurable - Configuration and settings can be set exactly as desired.
  • No vendor lock-in - Your data remains yours and can be easily migrated.

Important considerations

Self-management comes with certain responsibilities:

  • Backups - Regular backups must be configured and monitored. Important: backups must be stored in a different location (disk/NAS/Storage) than the primary data.
  • Fail-over - Redundancy must be set up to prevent downtime.
  • Update management - Software updates must be applied regularly for security.

File Storage File Storage

Nextcloud biedt een veilig, flexibel en schaalbaar opslagsysteem voor uw bestanden. Het vervangt traditionele netwerkschijven, externe harde schijven of cloudopslag zoals Google Drive en Dropbox, maar dan met volledige controle over uw data.

Server opties

Nextcloud draait op een zelf te beheren server met verschillende configuratiemogelijkheden.

  • In de cloud - Cloud providers zoals DigitalOcean bieden kant-en-klare servers met Nextcloud voorgeïnstalleerd voor snelle implementatie.
  • On premise - U kunt een eigen server inrichten (bijvoorbeeld met Docker) voor maximale controle over uw data-omgeving.
  • Kant-en-klare appliances - Producten zoals Nextbox van Nitrokey bieden een gebruiksvriendelijke en direct inzetbare hardware-oplossing.

Beheer en toegang

De server is toegankelijk via verschillende protocollen voor flexibel beheer.

  • SFTP en SSH toegang - Veilige toegang tot bestanden via versleutelde verbindingen voor beheer op afstand.
  • Eenvoudig bestandsbeheer - Bestanden kunnen direct via de commandoregel worden gekopieerd, verplaatst of aangepast.
  • Backup mogelijkheden via rsync - Automatische en incrementele back-ups naar lokale schijven of externe opslagdiensten.

Client integratie

Nextcloud integreert naadloos met bestaande werkstations en devices.

  • WebDAV koppeling - Open standaard die naadloos integreert met bestandsverkenners in Windows, macOS en Linux.
  • Bestanden in explorer benaderbaar - Gebruikers kunnen bestanden benaderen alsof ze op een lokale schijf staan.
  • Flexibele synchronisatie - Bepaal per map wat gesynchroniseerd moet worden, waardoor bandbreedte en lokale opslag efficiënt worden gebruikt.
  • Desktop clients - Nextcloud clients voor alle platforms zorgen voor automatische synchronisatie en offline toegang tot bestanden.

Bestandsbewerking

Documenten kunnen direct worden bewerkt zonder extra software te installeren.

  • Integratie met LibreOffice - Open en bewerk documenten lokaal met volledige formattering en functionaliteit.
  • Online bewerking in browser - Gebruik de ingebouwde Collabora of OnlyOffice integratie voor browser-gebaseerde documentbewerking.
  • Versiebeheer - Automatische tracking van wijzigingen met mogelijkheid om terug te keren naar eerdere versies.
  • Realtime samenwerking - Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken met live updates.

Nextcloud offers a secure, flexible, and scalable storage system for your files. It replaces traditional network drives, external hard drives, or cloud storage like Google Drive and Dropbox, but with complete control over your data.

Server options

Nextcloud runs on a self-managed server with various configuration options.

  • In the cloud - Cloud providers like DigitalOcean offer ready-to-use servers with Nextcloud pre-installed for quick deployment.
  • On premise - You can set up your own server (for example with Docker) for maximum control over your data environment.
  • Ready-made appliances - Products like Nextbox from Nitrokey offer a user-friendly and immediately deployable hardware solution.

Management and access

The server is accessible via different protocols for flexible management.

  • SFTP and SSH access - Secure access to files via encrypted connections for remote management.
  • Easy file management - Files can be directly copied, moved, or modified via the command line.
  • Backup options via rsync - Automatic and incremental backups to local disks or external storage services.

Client integration

Nextcloud integrates seamlessly with existing workstations and devices.

  • WebDAV connection - Open standard that integrates seamlessly with file explorers in Windows, macOS, and Linux.
  • Files accessible in explorer - Users can access files as if they were on a local drive.
  • Flexible synchronization - Determine per folder what needs to be synchronized, efficiently using bandwidth and local storage.
  • Desktop clients - Nextcloud clients for all platforms provide automatic synchronization and offline access to files.

File editing

Documents can be edited directly without installing additional software.

  • Integration with LibreOffice - Open and edit documents locally with full formatting and functionality.
  • Online editing in browser - Use the built-in Collabora or OnlyOffice integration for browser-based document editing.
  • Version control - Automatic tracking of changes with the ability to revert to earlier versions.
  • Real-time collaboration - Multiple users can work on the same document simultaneously with live updates.

Office Suite Office Suite

LibreOffice is een gratis en open-source office suite die een volwaardig alternatief biedt voor Microsoft Office. Het biedt alle functionaliteit die nodig is voor professioneel kantoorwerk, zonder licentiekosten of vendor lock-in.

Belangrijkste kenmerken

LibreOffice biedt een complete set aan kantoorapplicaties voor dagelijks gebruik.

  • Open source - Volledig gratis en transparant, met een actieve gemeenschap die voortdurend verbeteringen aanbrengt.
  • Cross-platform beschikbaarheid - Beschikbaar voor Linux, macOS en Windows, waardoor gebruikers op elk besturingssysteem kunnen werken.
  • Compatibiliteit met Microsoft formaten - Opent en bewaart bestanden in .docx, .xlsx, .pptx en andere Microsoft formaten zonder problemen.
  • Native ODF-formaat - Gebruikt Open Document Format als standaard, een internationaal erkend open formaat dat volledige interoperabiliteit garandeert.

LibreOffice componenten

De suite bestaat uit verschillende geïntegreerde programma's voor verschillende taken.

  • Writer - Tekstverwerker voor documenten, rapporten en publicaties met geavanceerde opmaakfuncties.
  • Calc - Spreadsheet programma met krachtige formules, datavisualisatie en analyse-tools.
  • Impress - Presentatiesoftware met uitgebreide overgangs- en animatiemogelijkheden.
  • Draw - Tekenprogramma voor diagrammen, flowcharts en andere visualisaties.
  • Base - Database-applicatie voor het beheren van gestructureerde gegevens en het maken van rapporten.

Integratie met Nextcloud

LibreOffice werkt naadloos samen met Nextcloud voor cloud-gebaseerde opslag en samenwerking.

  • Online bewerking - Bestanden kunnen direct vanuit Nextcloud worden geopend en bewerkt in LibreOffice.
  • Collabora Online - Nextcloud integreert met Collabora Online, een cloud-versie van LibreOffice voor bewerking in de browser.
  • Versiebeheer - Wijzigingen worden automatisch opgeslagen in Nextcloud met volledige versiegeschiedenis.
  • Samenwerking - Meerdere gebruikers kunnen aan hetzelfde document werken met realtime updates.

Voordelen voor organisaties

De overstap naar LibreOffice brengt verschillende zakelijke voordelen met zich mee.

  • Kostenbesparingen - Eliminatie van dure licentiekosten en jaarlijkse abonnementen voor Microsoft Office.
  • Geen vendor lock-in - Open standaarden zorgen ervoor dat uw documenten altijd toegankelijk blijven, onafhankelijk van leveranciers.
  • Aanpasbaarheid - Uitbreidbaar met add-ons en aanpasbaar aan specifieke zakelijke behoeften.
  • Privacy en veiligheid - Geen telemetrie of dataverzameling, volledig onder uw controle.

Overstapaanpak

Een gefaseerde benadering zorgt voor een soepele transitie naar LibreOffice.

  • Training - Korte trainingen voor gebruikers helpen bij het snel wennen aan de nieuwe interface.
  • Sjablonen migreren - Bestaande document-sjablonen kunnen worden geconverteerd naar LibreOffice formaat.
  • Parallel gebruik - In de overgangsfase kunnen beide suites naast elkaar worden gebruikt om de overgang te vergemakkelijken.

LibreOffice is a free and open-source office suite that provides a fully-featured alternative to Microsoft Office. It offers all the functionality needed for professional office work, without licensing costs or vendor lock-in.

Key features

LibreOffice provides a complete set of office applications for daily use.

  • Open source - Completely free and transparent, with an active community continuously making improvements.
  • Cross-platform availability - Available for Linux, macOS, and Windows, allowing users to work on any operating system.
  • Compatibility with Microsoft formats - Opens and saves files in .docx, .xlsx, .pptx, and other Microsoft formats without issues.
  • Native ODF format - Uses Open Document Format as standard, an internationally recognized open format that guarantees full interoperability.

LibreOffice components

The suite consists of several integrated programs for different tasks.

  • Writer - Word processor for documents, reports, and publications with advanced formatting features.
  • Calc - Spreadsheet program with powerful formulas, data visualization, and analysis tools.
  • Impress - Presentation software with extensive transition and animation capabilities.
  • Draw - Drawing program for diagrams, flowcharts, and other visualizations.
  • Base - Database application for managing structured data and creating reports.

Integration with Nextcloud

LibreOffice works seamlessly with Nextcloud for cloud-based storage and collaboration.

  • Online editing - Files can be opened and edited directly from Nextcloud in LibreOffice.
  • Collabora Online - Nextcloud integrates with Collabora Online, a cloud version of LibreOffice for browser-based editing.
  • Version control - Changes are automatically saved in Nextcloud with full version history.
  • Collaboration - Multiple users can work on the same document with real-time updates.

Benefits for organizations

Switching to LibreOffice brings several business advantages.

  • Cost savings - Elimination of expensive license fees and annual subscriptions for Microsoft Office.
  • No vendor lock-in - Open standards ensure your documents remain accessible, independent of vendors.
  • Customizability - Extensible with add-ons and adaptable to specific business needs.
  • Privacy and security - No telemetry or data collection, fully under your control.

Transition approach

A phased approach ensures a smooth transition to LibreOffice.

  • Training - Short training sessions for users help with quickly adapting to the new interface.
  • Template migration - Existing document templates can be converted to LibreOffice format.
  • Parallel use - During the transition phase, both suites can be used side by side to facilitate the change.

Email Email

Email is een essentiële dienst voor bedrijfscommunicatie. Bij een BigTechDetox is het belangrijk om een betrouwbare en privacyvriendelijke email-oplossing te kiezen die onafhankelijk is van grote techbedrijven, maar toch volledige functionaliteit biedt.

Server opties

Voor email is extern beheer vaak de voorkeur, omdat eigen beheer complex kan zijn.

  • Eigen beheer is lastig - Zelf een mailserver beheren vereist specifieke expertise op het gebied van beveiliging, beschikbaarheid en spam-filtering.
  • Pop/Imap/smtp server bij provider - Gebruik van een gespecialiseerde emailprovider die standaard protocollen ondersteunt is eenvoudiger en betrouwbaarder.
  • Externe hosting voordelen - Professionele providers bieden robuuste anti-spam maatregelen, back-ups en hoge beschikbaarheid.
  • Privacy-gerichte providers - Er zijn diverse providers die zich richten op privacy en geen data mining toepassen op uw e-mails.

Migratie-aanpak

Een zorgvuldige migratie is cruciaal om gegevensverlies te voorkomen.

  • Migratie via migratieservice - Gespecialiseerde diensten zoals Audriga kunnen de migratie van mailboxen automatiseren en versnellen.
  • Inrichten mailboxen in nieuwe omgeving voor de migratie - Zorg ervoor dat alle mailboxen correct zijn aangemaakt en geconfigureerd voordat de migratie begint.
  • De migratie kan lang duren. Doe het in een weekend - Plan de migratie tijdens een rustige periode om verstoring van bedrijfsprocessen te minimaliseren.
  • Laat gebruikers voorafgaand aan de migratie onnodige mail opruimen - Het opschonen van mailboxen vooraf versnelt het migratieproces en vermindert de hoeveelheid over te zetten data.
  • Verificatie - Controleer steekproefsgewijs of alle e-mails, mappen en contacten correct zijn gemigreerd.

Client opties

Voor het lezen en versturen van e-mail zijn er verschillende privacyvriendelijke opties.

  • Thunderbird als client - Een open-source, feature-rijke email client voor alle grote besturingssystemen, inclusief Linux.
  • Webmail (Roundcube) - Een browser-gebaseerde interface met zero footprint die geen lokale installatie vereist.
  • Mobiele toegang - De meeste providers bieden apps of ondersteunen standaard email-apps op smartphones.
  • Kalender en contacten - Synchronisatie van agenda en adresboek via standaardprotocollen zoals CalDAV en CardDAV.

Technische aandachtspunten

Bij het overstappen naar een nieuwe email-oplossing zijn er enkele technische aspecten om rekening mee te houden.

  • DNS issues - DNS-records (MX, SPF, DKIM, DMARC) moeten correct worden geconfigureerd voor betrouwbare e-mailaflevering.
  • Email-forwarding - Tijdelijke doorstuurregels kunnen helpen tijdens de migratiefase om geen berichten te missen.
  • Archivering - Zorg voor een oplossing voor het archiveren van oude e-mails voor compliance-doeleinden.
  • Back-up strategie - Implementeer een back-upstrategie voor emaildata, ook als deze bij een externe provider wordt gehost.

Bedrijfsintegratie

Email is vaak geïntegreerd met andere bedrijfssystemen.

  • Integratie met software pakketten - Veel zakelijke applicaties gebruiken email voor notificaties of workflows; deze integraties moeten worden aangepast.
  • Single Sign-On - Integratie met centrale authenticatiesystemen zoals LDAP voor consistente gebruikersbeheer.
  • Training - Gebruikers moeten worden getraind in het gebruik van de nieuwe emailclient en webinterface.
  • Support-structuur - Zorg voor adequate ondersteuning tijdens en na de migratie voor gebruikersvragen.

Email is an essential service for business communication. In a BigTechDetox, it's important to choose a reliable and privacy-friendly email solution that is independent of big tech companies, while still offering full functionality.

Server options

For email, external management is often preferred as self-management can be complex.

  • Self-management is difficult - Managing your own mail server requires specific expertise in security, availability, and spam filtering.
  • Pop/Imap/smtp server with provider - Using a specialized email provider that supports standard protocols is simpler and more reliable.
  • External hosting benefits - Professional providers offer robust anti-spam measures, backups, and high availability.
  • Privacy-focused providers - There are various providers that focus on privacy and don't apply data mining to your emails.

Migration approach

A careful migration is crucial to prevent data loss.

  • Migration via migration service - Specialized services like Audriga can automate and accelerate the migration of mailboxes.
  • Set up mailboxes in new environment before migration - Ensure all mailboxes are correctly created and configured before the migration begins.
  • Migration can take a long time. Do it during a weekend - Plan the migration during a quiet period to minimize disruption to business processes.
  • Have users clean up unnecessary emails before migration - Cleaning up mailboxes beforehand speeds up the migration process and reduces the amount of data to transfer.
  • Verification - Randomly check if all emails, folders, and contacts have been migrated correctly.

Client options

For reading and sending email, there are various privacy-friendly options.

  • Thunderbird as client - An open-source, feature-rich email client for all major operating systems, including Linux.
  • Webmail (Roundcube) - A browser-based interface with zero footprint that requires no local installation.
  • Mobile access - Most providers offer apps or support standard email apps on smartphones.
  • Calendar and contacts - Synchronization of calendar and address book via standard protocols like CalDAV and CardDAV.

Technical considerations

When switching to a new email solution, there are several technical aspects to consider.

  • DNS issues - DNS records (MX, SPF, DKIM, DMARC) must be correctly configured for reliable email delivery.
  • Email forwarding - Temporary forwarding rules can help during the migration phase to avoid missing messages.
  • Archiving - Ensure a solution for archiving old emails for compliance purposes.
  • Backup strategy - Implement a backup strategy for email data, even if it's hosted with an external provider.

Business integration

Email is often integrated with other business systems.

  • Integration with software packages - Many business applications use email for notifications or workflows; these integrations need to be adapted.
  • Single Sign-On - Integration with central authentication systems like LDAP for consistent user management.
  • Training - Users need to be trained in using the new email client and web interface.
  • Support structure - Ensure adequate support during and after migration for user questions.

Handige Links Useful Links

Ubuntu

Ansible

Nextcloud

LibreOffice

Email Migratie

Ubuntu

Ansible

Nextcloud

LibreOffice

Email Migration